Der Schüleraustausch ist eine ganz besondere Chance und Erfahrung für junge Leute. Der Auslandsaufenthalt erfordert nicht nur einen erheblichen finanziellen Betrag, sondern auch viele Vorbereitungen. Der optimale Termin für die Bewerbung bei der Austauschorganisation hängt von vielen persönlichen Aspekten und den Bedingungen des Schüleraustausch-Marktes ab. Außerdem gibt es organisatorische Rahmenbedingungen, die wichtig werden können.
1 Schüleraustausch USA und weltweit: Der organisatorische Rahmen
Bevor die Schüler in Deutschland in das Flugzeug steigen können, müssen eine ganze Reihe von Voraussetzungen erledigt werden: Die Klärung, was genau es sein soll, die Abstimmung mit der Schule in Deutschland wegen der Beurlaubung, die Gesundheitsprüfung und eventuelle Impfungen und zahnärztliche Behandlungen, die fachliche Vorbereitung auf das Auslandsjahr, das Visum, der Abschied von Familie, Freunden und Schule zuhause. Vor allem der formelle Vorlauf (Schule, Gesundheit, Visum) ist nicht zu unterschätzen. Je nach Zielland muss man mindestens drei Monate Vorlauf rechnen. Wer nach der Sommerpause in die USA will, sollte also bis Ostern geklärt haben, mit welcher Organisation das erfolgen soll. Ob der begehrte Platz dann noch zu bekommen ist und zu welchem Preis, hängt von der Austauschorganisation, dem Angebot und den Marktbedingungen ab.
2 Schüleraustausch USA und weltweit: Die Rolle der Austauschorganisationen
Die deutschen Austauschorganisationen können den Schülern in Deutschland nur die Plätze anbieten, die ihnen von ihren Partnern im Ausland zur Verfügung gestellt werden. Normalerweise wird der Austausch im Ausland nämlich nicht von der deutschen Austauschorganisation durchgeführt, sondern von einer einheimischen Austauschorganisation (oder den Schulen im Ausland direkt). Das ist auch dann so, wenn es in beiden Ländern gleichnamige Firmen gibt; das gilt auch für Firmen, die in Deutschland in der Rechtsform von Vereinen auftreten.
3 Schüleraustausch USA und weltweit: Wie kommt das Angebot an Programmplätzen zustande?
Das Angebot an freien Plätzen im Schüleraustausch ist begrenzt und kurzfristig kaum änderbar: Um mehr Plätze zur Verfügung stellen zu können, müssen die Austauschorganisationen im Ausland ja vorher mit Schulen und Gastfamilien bzw. den Internaten Verträge abschließen und sicherstellen, dass die eigene Betreuer-Netzwerke ausreichend groß sind. Das ist nur selten kurzfristig ausbaufähig.
4 Schüleraustausch USA und weltweit: Wie flexibel ist das Angebot an Programmplätzen?
Auf der anderen Seite sind die Anbieter der Plätze im Ausland daran interessiert, ihre Plätze vollständig zu vergeben. Daher bekommen die deutschen Austauschorganisationen nur die Anzahl an Plätzen zur Verfügung gestellt, die sie voraussichtlich auch „verkaufen“ können. Oft gibt es dann eine obere und untere „Abnahmegarantie“, auf deren Grundlage auch die Preise verhandelt werden. Die ausländische Organisation erhält für ihre Leistungen einen erheblichen Anteil an den Gebühren, die die deutschen Schüler bezahlen. Im Ergebnis kann man festhalten: Das Angebot ist kurzfristig fixiert; die deutschen Anbieter sind bestrebt, diese Plätze möglichst den gut passenden Kandidaten bereitzustellen.
5 Schüleraustausch USA und weltweit: Wie werden Angebot und Nachfrage an Programmplätzen zusammengebracht?
Für die deutschen Austauschorganisationen ist während ihrer Planungsphase nur begrenzt absehbar, wie sich die Nachfrage entwickelt. So hatten die Austauschorganisationen in Deutschland zeitweise einen Überhang an Plätzen für die USA; das führte dann zu Rabattaktionen kurz vor dem Ende der Bewerbungsphase. Auf der anderen Seite ist die Nachfrage nach Kanada-Plätzen zeitweise sehr stark gestiegen mit dem Ergebnis, dass nicht alle Schüler ihren Traumplatz bekommen konnten und, dass die Preise für den Schüleraustausch Kanada nochmal deutlich gestiegen sind. Ähnliches konnte man in den letzten Jahren bei den Kurzzeit-Programmen beobachten, für die die Nachfrage in Deutschland zeitweise sehr stark gewachsen ist.
6 Schüleraustausch USA und weltweit: Was bedeuten die Marktbedingungen für die Schüler?
Für die Schüler hängt die Auswirkung von den individuellen Interessen und dem verfügbaren Budget ab. Wer in Bezug auf das Angebot flexibel ist und beim Budget großzügig planen kann, kann das Thema ruhiger auf sich zukommen lassen. Im Zweifelsfalle besteht dann immer noch die Chance, einen „Restplatz“ in einem der teuersten Programme zu wählen.
7 Schüleraustausch USA und weltweit: Der optimale Termin für die Bewerbung, wenn die Schüler konkrete Ziele und Bedingungen haben
Wenn es den Schülern auf ein bestimmtes Land, eine Region, ein Programm, eine spezielle High School oder einen festen Zeitraum ankommt, macht es Sinn den gewünschten Platz frühzeitig zu „sichern“. Das bedeutet, dass die Bewerbung so früh wie möglich erfolgen sollte. Erfahrungsgemäß heißt das, dass die Suche mindestens mit einem Jahr Vorlauf beginnen sollte. Bis klar ist, was genau das Ziel des Schüleraustausches ist, dauert es bei den meisten Schülern mindestens drei Monate. Dann kommen die Gespräche mit den Austauschorganisationen, die auch schnell mehrere Wochen dauern können.
8 Schüleraustausch USA und weltweit: Der optimale Termin für die Bewerbung, wenn der Termin des Auslandsaufenthaltes nicht fest ist
Wer nicht unbedingt in dem gewünschten Zeitraum ins Ausland gehen will, kann nach der Klärung der eigenen Wünsche und Bedingungen schauen, „was der Markt bietet“. Wenn das Wunschprogramm nur zu steigenden Preisen oder gar nicht mehr zu bekommen ist, kann man den Schüleraustausch verschieben. Wenn das Wunschprogramm kurz vor Bewerbungsschluss mir Rabatten angeboten wird, kann man Geld sparen oder eine bessere Ausgestaltung für das Budget bekommen. Was bedeutet dies für den spätesten Bewerbungstermin? In diesem Fällen sollten die Verhandlungen mit den Austauschorganisationen nicht zu früh beginnen, drei Monate vor dem organisatorisch letzten Termin sollten dann ideal sein.
9 Schüleraustausch USA und weltweit: Der optimale Termin für die Bewerbung, wenn man auch ein Stipendium bekommen will
Die Schüleraustausch Stipendien Datenbank (www.schueleraustausch-portal.de/stipendien/) zeigt: Stipendien werden von unterschiedlichen Institutionen vergeben. Das wirkt sich auch auf den Bewerbungsablauf aus: Bei Anbieter-Stipendien muss der Vertrag für den Auslandsplatz unterschreiben sein, bevor geklärt wird, wer ein Stipendium bekommt. Das führt zu frühen Bewerbungsterminen, für die Ausreise nach den Sommerferien i Vorjahr. Dasselbe gilt für viele staatliche Stipendien. Das beste Beispiel ist das Parlamentarische Patenschaftprogramm des Deutschen Bundestages für den Schüleraustausch USA. Für den Schüleraustausch 2021/22 müssen alle Bewerbungen bis 11.09.2020 vorliegen. Auf die Stipendien unabhängiger Förderer gelten normalerweise spätere Termine. So können sich die Schüler bei der gemeinnützigen Stiftung Völkerverständigung jeweils bis Ende März bewerben.
10 Schüleraustausch USA und weltweit: Was ist zu Corona zu beachten?
In Corona-Zeiten ist wichtig, dass für den Schüleraustausch sowohl die Ausreise aus Deutschland als auch die Einreise in das Gastland möglich sein müssen. Außerdem ist Voraussetzung, dass die High Schools in dem Land offen und bereit zur Aufnahme von Gastschülern sein. Dasselbe gilt für die Gastfamilien.
Wenn sich die aktuelle Entwicklung fortsetzt kann man erwarten, dass der Schüleraustausch teilweise ab Herbst 2020, jedenfalls aber ab 2021 machbar sein wird. Dabei kann es Unterschiede nach Ländern geben. Für den Bewerbungstermin kommt es also darauf an, in welches Land die Schüler reisen wollen oder ob sie insoweit flexibel sind. Daher sollte man im Herbst 2020 prüfen, ob die Bedingungen so klar sind, dass die feste Bewerbung bei der Austauschorganisation schon sinnvoll ist. Alternativ kommt eine Bewerbung mit einem Rücktrittsrecht in Betracht oder mit dem Recht, kostenfrei auf ein anderes Ziel umzubuchen. Das muss mit der Austauschorganisation direkt vereinbart werden.
11 Schüleraustausch USA und weltweit: Wie man die gute und günstige Organisation findet
Wer ins Internet sieht, stellt fest: Es gibt sehr viele Anbieter für den Schüleraustausch und das Gap Year. Wichtig ist, nur solche Anbieter anzusehen, die sowohl leistungsfähig als auch seriös sind. Am einfachsten und sichersten ist es, wenn man eine vorgeprüfte Anbieter-Auswahl nutzt. Dafür gibt es die Anbieter-Suchmaschine auf dem Schüleraustausch-Portal, das unabhängig informiert. Dort gibt es auch die Stipendien Datenbank mit mehr als 1.000 seriösen Stipendien.
Vor der Entscheidung sollte man zusätzlich mit mehreren guten Anbietern persönlich sprechen. Dafür gibt es die bundesweiten AUF IN DIE WELT-Messen, die deutschen Spezialmessen für Schüleraustausch und Gap Year der gemeinnützigen Stiftung Völkerverständigung, die nur seriöse Anbieter zulässt. Orte und Termine: www.aufindiewelt.de/messen. Der Eintritt ist
