Der Schüleraustausch, das Auslandsjahr während der Schulzeit, ist eine spannende Erfahrung und eine außergewöhnliche Chance für junge Leute. Das Interesse bei den jungen Leuten ist hoch.
Für den Schüleraustausch ist eine gute Vorbereitung wichtig
Für den reibungslosen Ablauf und den Erfolg des Schüleraustausches ist eine gute Vorbereitung wichtig, Das fängt mit der Klärung der eigenen Ziele und der Rahmenbedingungen an, zum Beispiel mit der eigenen Schule. Zu klären ist vor allem, wohin es gehen soll. Dann kommen die Wahl des passenden Austauschprogramms und der Austauschorganisation, Kosten und Finanzierung bis zur Reisevorbereitung mit Visum und Gesundheitsfragen.
Die Vorbereitung des Schüleraustausches: Drei Grundsätze
Der Katalog der vorzubereitenden bzw. zu klärenden Punkte für den Schüleraustausch sollte immer beachtet werden, wenn man böse Überraschungen vermeiden will. Diese Punkte dürfen nicht aus Zeitgründen ausgelassen werden (müssen). Für den Zeitbedarf sind drei Grundsätze wichtig:
- Der erste Grundsatz lautet: Der Zeitbedarf hängt davon ab, wie viele und welche Punkte im konkreten Fall von den jungen Leuten zu klären sind. Das bedeutet: Wenn wichtige Punkte schon klar sind, kann der Vorlauf zeitlich stark gekürzt werden. Das betrifft zum Beispiel die Fragen, in welches Land es gehen soll, wann genau und wie lange und dass das Budget ausreichend hoch ist.
- Der zweite Grundsatz lautet: Es gibt eine Mindestdauer für den zeitlichen Vorlauf bis zur Abreise. Die ergibt sich aus den letzten Arbeitsschritten der jungen Leute vor dem Start, zum Beispiel der Gesundheitscheck oder die Beschaffung des Visums. Hinzu kommen die Arbeiten der Austauschorganisation, die insbesondere klären muss, welche High School den Platz zur Verfügung stellen wird, in welcher Gastfamilie der Austauschschüler leben wird und wie die Reise organisiert wird.
- Der dritte Grundsatz lautet: Es macht keinen Sinn, alle Punkte zu früh zu klären. Der Schüleraustausch-Markt ist in Bewegung, so dass sich die Angebotsvielfalt und Preise ändern. Mitunter scheiden Anbieter auch kurzfristig aus dem Markt aus. Das ist in den letzten Jahren häufig passiert, vor allem seit der Corona-Pandemie. Außerdem ist nicht auszuschließen, dass sich die Interessen der jungen Leute zwischenzeitlich ändern.
Die Mindestdauer für den zeitlichen Vorlauf
Die Mindestdauer ergibt sich auf der Seite der Schüler/innen bzw. Familien aus dem organisatorischen Vorlauf für die Auswahl des Anbieters und der Bewerbung bei der Austauschorganisation, dem Vorbereitungsseminar bei der Organisation, der Beschaffung des Visums, der Gesundheitsprüfung und der Abstimmung mit der eigenen Schule. Das macht normalerweise drei Monate aus.
Hinzu kommt die praktische Umsetzung des Schüleraustausches: Voraussetzung für die Teilnahme am Schüleraustausch ist, dass die Schüler rechtzeitig einen High School-Platz, eine Gastfamilie und das Einreisevisum haben. Normalerweise werden Schule, Reise und Gastfamilie von einer Austauschfirma (Austauschorganisation) vorbereitet, die die Schüler/innen bei ihren Aufgaben unterstützen. Das erfordert ebenfalls Zeit, in normalen Zeiten ca. 2 Monate mindestens.
In vielen Ländern beginnt das Schuljahr nach den deutschen Sommerferien. Dazu gehören insbesondere die TOP-Ziele USA, Kanada, England, Irland, Schottland, Japan, viele weitere EU-Länder wie Frankreich und Spanien und Länder in Lateinamerika, beispielsweise Costa Rica. Daher ist es für diese Länder nach Ostern oft nur noch mit Glück möglich, einen Platz in einem Austauschprogramm zu bekommen.
Der größtmögliche zeitliche Vorlauf für den Schüleraustausch
Je grundlegender die Fragen sind, desto früher kann und sollte man sich damit befassen. Das sind für den Schüleraustausch die Rahmenbedingungen: Reiseziel, Zeitraum, Austauschprogramm und dass die Finanzierung machbar ist.
Diese grobe Orientierung macht ab ca. zwei Jahre vor dem geplanten Schüleraustausch Sinn. Früher ist nicht das nicht effektiv, weil sich die Bedingungen noch stark ändern können. Später ist nicht sinnvoll, weil z.B. die Entscheidung über den Zeitraum für alles Weitere die Voraussetzung ist.
Die Phasen der Vorbereitung auf den Schüleraustausch
Erfahrungsgemäß ist es am effektivsten, die Vorbereitung in mehrere Phasen zu gliedern: Zuerst kommen die Rahmenbedingungen, damit klar wird, dass der Schüleraustausch stattfinden kann, und in welchem Zeitraum. Anschließend geht es in die Konkretisierung: Festlegung von Reiseziel, Austauschprogramm und Zeitraum für das Auslandsjahr. Danach kommt die Phase, in der die Austauschorganisation ausgewählt wird, mit der zusammen die restliche Vorbereitung bis zur Abreise erfolgt. Parallel zu diesen Phasen geht es um die Finanzierung und die Suche nach Stipendien
Erste Phase der Vorbereitung: Die Rahmenbedingungen für den Schüleraustausch klären
Zuerst muss man klären, wohin es gehen soll, wie lange, welcher Zeitraum, welches Austauschprogramm und wie die Finanzierung sicherzustellen ist. Dafür muss man sich einen groben Überblick über den Markt und die Angebote verschaffen und schauen, welches Land am besten passt. Bei einer ersten, groben Sichtung der Angebote der Austauschfirmen kann man erkennen, welches Budget nötig sein wird.
Durch Gespräche mit der Schule können Schüler/in und Familie klären, welcher Zeitraum geeignet ist, ob im Ausland etwas Besonderes zu beachten ist, etwa die Fächerwahl an der High School, und wie es nach der Rückkehr bis zum Abitur zuhause weiter gehen wird. Das betrifft insbesondere die Frage, ob die Schüler/innen ein Schuljahr anhängen („wiederholen“) oder ob sie das Auslandsjahr zuhause „überspringen“.
Zweite Phase der Vorbereitung: Festlegung von Reiseziel, Austauschprogramm und Zeitraum für das Auslandsjahr
Jetzt geht es darum, dass der Auslandsaufenthalt konkret und verbindlich geplant und auch geklärt ist, wie die Finanzierung machbar sein wird. Damit haben die Schüler/innen die Grundlage für konkrete Verhandlungen mit den Anbietern. Diese Feinplanung macht frühestens ein Jahr vorab Sinn. Bei Ausreise im August / September also im Herbst des Vorjahres, direkt nach den Schulferien.
Dritte Phase der Vorbereitung: Auswahl der Austauschorganisation für den Schüleraustausch
Die Auswahl der Austauschorganisation muss normalerweise bis drei Monate vor der Abreise ins Auslandsjahr abgeschlossen sein. Danach übernimmt die Austauschorganisation die inhaltliche und organisatorische Betreuung und Vorbereitung der Schüler. Parallel legt die Austauschorganisation den Platz im High School-Programm und die konkrete Schule im Ausland fest und sucht die Gastfamilie. Kurz vor der Abreise stellt die Organisation den Kontakt zwischen Gastschüler/in und Gastfamilie her, damit der Start am Tag der ersten Begegnung leichter wird.
Vierte Phase: Finanzierung und Stipendien für den Schüleraustausch
Die Klärung der Finanzierung beginnt in der ersten Phase und begleitet die weiteren Vorbereitungen, weil in jeder Phase neue Informationen zu den Kosten und Finanzierungsquellen dazu kommen. Grundsätzlich kann man zur Finanzierung unterscheiden zwischen Eigenmitteln der Familie, den staatlichen Fördermitteln wie insbesondere Auslands-BAFöG und Stipendien. Die Eigenmittel sollten möglichst frühzeitig geklärt werden, da sie die Grundlage der Finanzierung darstellen. Staatliche Fördermittel sollten parallel zur zweiten Phase geklärt werden. Dabei geht es zunächst um die Frage, ob eine Aussicht auf Förderung besteht. Danach kommt das Antragsverfahren, für das man mindestens sechs Monate veranschlagen sollte.
Die Stipendiensuche folgt nach der Auswahl der Austauschorganisation und deren Zusage:
- Das betrifft auf der einen Seite die Anbieter-Stipendien, die Stipendien nach Vertragsunterzeichnung im Kreis ihrer Kunden ausschreiben.
- Für die Anbieter-unabhängigen Freien Schüleraustausch Stipendien haben die Schüler/innen meistens etwas länger Zeit, weil diese Förderer Stipendien-Bewerbungen etwa bis Ostern entgegennehmen und dann kurzfristig entscheiden.
- Für die USA gibt es einen Sonderfall: Für die Stipendien des Bundestages (PPP) muss man sich im September vorher bewerben.
Der Zeitablauf in besonderen Situationen
Wenn das Angebot an Austauschplätzen in einem Jahr wesentlich größer ist als die Nachfrage, kann die dritte Phase auch etwas später liegen. Dies kann auch die Angebots-/Nachfrage-Situation nur für einzelne Länder betreffen. In diesen Fällen bekommen die Schüler auch im Juni noch gute und günstige Plätze in ihrem Wunschprogramm. Umgekehrt empfiehlt sich ein früherer Start der zweiten und dritten Phase, wenn das Angebot verknappt ist. Das ist seit der Corona-Zeit häufig der Fall.
